Paso a Paso de una Compra Pública Sustentable
Paso 1: Planificación de Compras
Objetivo: integrar la sustentabilidad y la eficiencia en el uso de los recursos públicos desde la formulación del Plan Anual de Compras.
Elaborar el Plan Anual de Compras (PAC) con enfoque sustentable: cada institución aplicará los procedimientos de contratación establecidos en la ley vigente, incorporando criterios de sustentabilidad y eficiencia en el uso de los recursos públicos, y planificando la forma más adecuada de integrarlos en sus adquisiciones.
Las compras y contrataciones deberán formularse conforme al PAC elaborado por cada entidad licitante. Cada entidad podrá modificarlo fundadamente en cualquier oportunidad, informando tales cambios en la plataforma de Mercado Público. El Ministerio de Hacienda establecerá una metodología para evaluar anualmente el cumplimiento del plan.
Paso 2: Definición de Necesidad y Análisis del Requerimiento
Objetivo: identificar y priorizar soluciones que incorporen criterios de economía circular, reutilización y enfoque de ciclo de vida, antes de iniciar el proceso de contratación.
- Priorizar soluciones existentes y circulares: antes de iniciar un procedimiento se debe consultar obligatoriamente el Catálogo de Economía Circular y luego la Tienda de Convenio Marco. El Catálogo tiene por objetivo prolongar la vida útil de los bienes públicos mediante su reutilización entre organismos, donaciones o disposición regulada, asegurando eficiencia, transparencia y probidad en las adquisiciones. Los organismos deben consultar la plataforma antes de comprar nuevos bienes, publicar aquellos en desuso que aún sean utilizables y cumplir con los plazos y procedimientos para su reutilización, venta o disposición final.
- Estudio de mercado: para adquisiciones superiores a 5.000 UTM, o de gran complejidad, se debe establecer una línea base del mercado, analizando información sobre bienes, precios y costos asociados, considerando el ciclo de vida útil del bien a adquirir (art. 31, DS N° 661/2024).
- Identificación de la necesidad de compra: revisar tanto los Criterios Sustentables por Categoría de Bien o Servicio como los Criterios de Sustentabilidad para Proveedores dispuestos en capítulos siguientes. Además, se recomienda efectuar consultas para reunir información sobre el mercado, identificando cómo funciona el suministro, cuál es la dirección hacia la que evoluciona, el nivel de competitividad existente y los proveedores clave que lo conforman.
Paso 3: Diseño del Proceso y Elaboración del Documento de Compra
Objetivo: Establecer bases de licitación y procedimientos que fomenten la innovación y la inclusión de criterios sociales y ambientales.
1. Escoger procedimiento de compra:
CONVENIOS MARCO
Procedimiento realizado por ChileCompra que dispone un catálogo para compras sobre 100UTM de bienes y servicios estandarizados, entregados por los proveedores adjudicados en la licitación de Convenio Marco
COMPRA
ÁGIL
Procedimiento para adquirir bienes y/o servicios por un monto igual o inferior a 100 UTM, previa solicitud de al menos tres cotizaciones, que deberá realizarse a empresas locales de menor tamaño.
LICITACIÓN
PÚBLICA
Procedimiento de carácter concursal y abierto, que opera a través de un llamado público a proveedores, entre los cuales se selecciona la oferta más conveniente. En este procedimiento es obligatorio el uso de Bases Tipo en los rubros disponibles.
LICITACIÓN
PRIVADA
Procedimiento que se utiliza cuando una licitación pública no tiene ofertas o dichas ofertas hubiesen sido declaradas inadmisibles.
TRATO
DIRECTO
Procedimiento de contratación en el que por las circunstancias de su adquisición o por la naturaleza misma del bien o servicio, se realiza un acuerdo entre el organismo y un proveedor en particular, sin la concurrencia de otros proveedores, sujeto a las nuevas normas de publicidad de la ley
COMPRA POR
COTIZACIÓN
Procedimiento fundado que abre un espacio de negociación con mínimo 3 cotizaciones cuando hay término de contrato anticipado (remanente menor a 1.000 UTM) o contratos con extranjeros ejecutados fuera del país
DIÁLOGOS
COMPETITIVOS
Procedimiento competitivo que da solución a una necesidad pública compleja donde es imprescindible el diálogo o debate estructurado.
SUBASTA INVERSA
ELECTRÓNICA
Productos estandarizados de objetiva especificación que no se encuentren disponibles en Convenio Marco vigente
CONTRATOS PARA LA INNOVACIÓN
Procedimiento competitivo para satisfacer una necesidad respecto de los cuales no existen productos o servicios adecuados disponibles en el mercado.
ECONOMÍA CIRCULAR
Catálogo electrónico de productos a través del cual los organismos del Estado pueden transferir a otras instituciones bienes muebles en desuso.
- Incorporar criterios de sustentabilidad en las bases: las bases deben describir bienes o servicios sin privilegiar arbitrariamente productos, permitiendo incluir opciones sustentables equivalentes. Considerar todas las variables que determinan la vida útil del bien o servicio. En aquellos casos donde no sea posible considerar un criterio explícito de sustentabilidad en el bien o servicio a contratar, se sugiere evaluar a los proveedores que los ofrecen o, alternativamente, incorporar en los requisitos técnicos de las bases algunos aspectos de sustentabilidad.
- Establecer medios de verificación: considerar en las bases de licitación los medios de verificación que permitan corroborar con exactitud la veracidad de la información entregada por los proveedores como parte de su oferta, asegurando la transparencia y la equidad en el proceso. Siempre que sea posible, y sin afectar la integridad de la información, se recomienda señalar más de un medio de verificación.
- Fomentar el impacto social y ambiental en contrataciones directas: el trato directo con publicidad procede en adquisiciones que no superen las 30 UTM, siempre que se privilegien materias de alto impacto social. Estas comprenden acciones que impulsen a empresas de menor tamaño, proveedores locales, descentralización y sustentabilidad ambiental (Art. 71, numeral 6, Decreto 661 de 2024, Hacienda). Se consideran materias de alto impacto social aquellas que promuevan el desarrollo social, económico o ambiental en beneficio de comunidades y ecosistemas (Art. 76, Decreto 661 de 2024, Hacienda).
- Potenciar el mercado local: favoreciendo la contratación de cooperativas y uniones temporales de proveedores (arts. 48, 177 y 180, DS N° 661/2024).
Probidad y Transparencia en la Contratación
Para resguardar la probidad y transparencia durante el proceso de contratación se debe tener presente:
– El deber de abstención en procedimientos en los que exista conflicto de interés (art. 15, DS N° 661/2024).
– La prohibición de fragmentar, eludir o evadir la obligación de licitar públicamente (art. 16, DS N° 661/2024).
– Las inhabilidades al momento de ofertar (art. 154, DS N° 661/2024).
Paso 4: Publicación, Evaluación y Adjudicación del Proceso
Objetivo: Garantizar la transparencia y competencia, y aplicar criterios de evaluación que favorezcan la sustentabilidad y la participación de proveedores con impacto positivo.
Aplicar principios rectores con enfoque sustentable:
La contratación pública se rige por la probidad, eficacia, eficiencia, competencia, transparencia, sustentabilidad y ahorro. Se promoverá activamente la participación de empresas de menor tamaño y la incorporación transversal de criterios de sustentabilidad para contribuir al desarrollo económico, social y ambiental, todo esto según lo establecido en pasos previos.
Promover la participación equitativa y local:
Los contratos deben garantizar la igualdad de oferentes, libre competencia y desconcentración de adjudicaciones, y promover la participación de micro, pequeñas y medianas empresas. Las bases de Convenio Marco deben incluir cláusulas de adjudicación por zonas geográficas para promover a proveedores locales.
Mantener actualizado su registro interno de compras sustentables: Le permitirá evaluar la necesidad de incorporar acciones que fomenten la sustentabilidad en las compras planificadas para el resto del año.
Autoevaluación:
Identifique casos en los que pudo haber realizado una compra sustentable y no lo hizo y comparta esta información con el Área de Abastecimiento y con las unidades requirentes de la institución, para generar aprendizaje y acuerdos para compras futuras.
Paso 5: Gestión de Contrato
Objetivo: Asegurar el cumplimiento de los compromisos contractuales, incluyendo los criterios de sustentabilidad, y generar información para la mejora continua del sistema de compras públicas.
Monitorear y controlar la ejecución con criterios de sustentabilidad:
Los organismos deben registrar y mantener actualizada la información en el módulo de gestión de contratos. Es fundamental controlar que todos los pagos se efectúen contra recepción conforme y con medios de verificación del cumplimiento de hitos y/o entrega de productos. Esto implica la verificación de los estándares de sustentabilidad, si es que estos han sido expresamente acordados y formalmente incorporados en las bases de licitación o en el contrato.
Evaluar el desempeño del proveedor: Una vez terminado el contrato, la nota obtenida por el proveedor se podrá visualizar en la información de su ficha en el Registro de Proveedores del Estado, lo que puede incluir su desempeño en relación con los criterios de sustentabilidad acordados.
Además, es fundamental considerar las siguientes acciones operativas para una gestión contractual efectiva que respalde dicha evaluación:
– Registrar y mantener actualizada la información en el módulo de gestión de contratos (Arts. 18 y 20. Ley 19.886, Dictamen N° E370752, de 2023, Art 108 Reglamento).
– Controlar que todos los pagos se efectúen contra recepción conforme y con medios de verificación del cumplimiento de hitos y/o de la entrega de Productos (Art 133 . Ley 19.886).
– Notificar a través de los canales correspondientes los incumplimientos contractuales (Arts. 137 y 140 Ley N° 19.886).
Paso 1: Planificación de Compras
Objetivo: integrar la sustentabilidad y la eficiencia en el uso de los recursos públicos desde la formulación del Plan Anual de Compras.
Elaborar el Plan Anual de Compras (PAC) con enfoque sustentable: cada institución aplicará los procedimientos de contratación establecidos en la ley vigente, incorporando criterios de sustentabilidad y eficiencia en el uso de los recursos públicos, y planificando la forma más adecuada de integrarlos en sus adquisiciones.
Las compras y contrataciones deberán formularse conforme al PAC elaborado por cada entidad licitante. Cada entidad podrá modificarlo fundadamente en cualquier oportunidad, informando tales cambios en la plataforma de Mercado Público. El Ministerio de Hacienda establecerá una metodología para evaluar anualmente el cumplimiento del plan.
Paso 2: Definición de Necesidad y Análisis del Requerimiento
Objetivo: identificar y priorizar soluciones que incorporen criterios de economía circular, reutilización y enfoque de ciclo de vida, antes de iniciar el proceso de contratación.
- Priorizar soluciones existentes y circulares: antes de iniciar un procedimiento se debe consultar obligatoriamente el Catálogo de Economía Circular y luego la Tienda de Convenio Marco. El Catálogo tiene por objetivo prolongar la vida útil de los bienes públicos mediante su reutilización entre organismos, donaciones o disposición regulada, asegurando eficiencia, transparencia y probidad en las adquisiciones. Los organismos deben consultar la plataforma antes de comprar nuevos bienes, publicar aquellos en desuso que aún sean utilizables y cumplir con los plazos y procedimientos para su reutilización, venta o disposición final.
- Estudio de mercado: para adquisiciones superiores a 5.000 UTM, o de gran complejidad, se debe establecer una línea base del mercado, analizando información sobre bienes, precios y costos asociados, considerando el ciclo de vida útil del bien a adquirir (art. 31, DS N° 661/2024).
- Identificación de la necesidad de compra: revisar tanto los Criterios Sustentables por Categoría de Bien o Servicio como los Criterios de Sustentabilidad para Proveedores dispuestos en capítulos siguientes. Además, se recomienda efectuar consultas para reunir información sobre el mercado, identificando cómo funciona el suministro, cuál es la dirección hacia la que evoluciona, el nivel de competitividad existente y los proveedores clave que lo conforman.
Paso 3: Diseño del Proceso y Elaboración del Documento de Compra
Objetivo: Establecer bases de licitación y procedimientos que fomenten la innovación y la inclusión de criterios sociales y ambientales.
1. Escoger procedimiento de compra:
CONVENIOS MARCO
Procedimiento realizado por ChileCompra que dispone un catálogo para compras sobre 100UTM de bienes y servicios estandarizados, entregados por los proveedores adjudicados en la licitación de Convenio Marco
COMPRA ÁGIL
Procedimiento para adquirir bienes y/o servicios por un monto igual o inferior a 100 UTM, previa solicitud de al menos tres cotizaciones, que deberá realizarse a empresas locales de menor tamaño.
LICITACIÓN PÚBLICA
Procedimiento de carácter concursal y abierto, que opera a través de un llamado público a proveedores, entre los cuales se selecciona la oferta más conveniente. En este procedimiento es obligatorio el uso de Bases Tipo en los rubros disponibles.
LITICACIÓN PRIVADA
Procedimiento que se utiliza cuando una licitación pública no tiene ofertas o dichas ofertas hubiesen sido declaradas inadmisibles.
TRATO DIRECTO
Procedimiento de contratación en el que por las circunstancias de su adquisición o por la naturaleza misma del bien o servicio, se realiza un acuerdo entre el organismo y un proveedor en particular, sin la concurrencia de otros proveedores, sujeto a las nuevas normas de publicidad de la ley
COMPRA POR COTIZACIÓN
Procedimiento fundado que abre un espacio de negociación con mínimo 3 cotizaciones cuando hay término de contrato anticipado (remanente menor a 1.000 UTM) o contratos con extranjeros ejecutados fuera del país
DIÁLOGOS COMPETITIVOS
Procedimiento competitivo que da solución a una necesidad pública compleja donde es imprescindible el diálogo o debate estructurado.
SUBASTA INVERSA ELECTRÓNICA
Productos estandarizados de objetiva especificación que no se encuentren disponibles en Convenio Marco vigente.
CONTRATOS PARA LA INNOVACIÓN
Procedimiento competitivo para satisfacer una necesidad respecto de los cuales no existen productos o servicios adecuados disponibles en el mercado.
ECONOMÍA CIRCULAR
Catálogo electrónico de productos a través del cual los organismos del Estado pueden transferir a otras instituciones bienes muebles en desuso.
- Incorporar criterios de sustentabilidad en las bases: las bases deben describir bienes o servicios sin privilegiar arbitrariamente productos, permitiendo incluir opciones sustentables equivalentes. Considerar todas las variables que determinan la vida útil del bien o servicio. En aquellos casos donde no sea posible considerar un criterio explícito de sustentabilidad en el bien o servicio a contratar, se sugiere evaluar a los proveedores que los ofrecen o, alternativamente, incorporar en los requisitos técnicos de las bases algunos aspectos de sustentabilidad.
- Establecer medios de verificación: considerar en las bases de licitación los medios de verificación que permitan corroborar con exactitud la veracidad de la información entregada por los proveedores como parte de su oferta, asegurando la transparencia y la equidad en el proceso. Siempre que sea posible, y sin afectar la integridad de la información, se recomienda señalar más de un medio de verificación.
- Fomentar el impacto social y ambiental en contrataciones directas: el trato directo con publicidad procede en adquisiciones que no superen las 30 UTM, siempre que se privilegien materias de alto impacto social. Estas comprenden acciones que impulsen a empresas de menor tamaño, proveedores locales, descentralización y sustentabilidad ambiental (Art. 71, numeral 6, Decreto 661 de 2024, Hacienda). Se consideran materias de alto impacto social aquellas que promuevan el desarrollo social, económico o ambiental en beneficio de comunidades y ecosistemas (Art. 76, Decreto 661 de 2024, Hacienda).
- Potenciar el mercado local: favoreciendo la contratación de cooperativas y uniones temporales de proveedores (arts. 48, 177 y 180, DS N° 661/2024).
Probidad y Transparencia en la Contratación
Para resguardar la probidad y transparencia durante el proceso de contratación se debe tener presente:
– El deber de abstención en procedimientos en los que exista interés (art. 15, DS N° 661/2024).
– La prohibición de fragmentar, eludir o evadir la obligación de licitar públicamente (art. 16, DS N° 661/2024).
– Las inhabilidades al momento de ofertar (art. 154, DS N° 661/2024).
Paso 4: Publicación, Evaluación y Adjudicación del Proceso
Objetivo: Garantizar la transparencia y competencia, y aplicar criterios de evaluación que favorezcan la sustentabilidad y la participación de proveedores con impacto positivo.
Aplicar principios rectores con enfoque sustentable:
La contratación pública se rige por la probidad, eficacia, eficiencia, competencia, transparencia, sustentabilidad y ahorro. Se promoverá activamente la participación de empresas de menor tamaño y la incorporación transversal de criterios de sustentabilidad para contribuir al desarrollo económico, social y ambiental, todo esto según lo establecido en pasos previos.
Promover la participación equitativa y local:
Los contratos deben garantizar la igualdad de oferentes, libre competencia y desconcentración de adjudicaciones, y promover la participación de micro, pequeñas y medianas empresas. Las bases de Convenio Marco deben incluir cláusulas de adjudicación por zonas geográficas para promover a proveedores locales.
Mantener actualizado su registro interno de compras sustentables: Le permitirá evaluar la necesidad de incorporar acciones que fomenten la sustentabilidad en las compras planificadas para el resto del año.
Autoevaluación:
Identifique casos en los que pudo haber realizado una compra sustentable y no lo hizo y comparta esta información con el Área de Abastecimiento y con las unidades requirentes de la institución, para generar aprendizaje y acuerdos para compras futuras.
Paso 5: Gestión de Contrato
Objetivo: Asegurar el cumplimiento de los compromisos contractuales, incluyendo los criterios de sustentabilidad, y generar información para la mejora continua del sistema de compras públicas.
Monitorear y controlar la ejecución con criterios de sustentabilidad:
Los organismos deben registrar y mantener actualizada la información en el módulo de gestión de contratos. Es fundamental controlar que todos los pagos se efectúen contra recepción conforme y con medios de verificación del cumplimiento de hitos y/o entrega de productos. Esto implica la verificación de los estándares de sustentabilidad, si es que estos han sido expresamente acordados y formalmente incorporados en las bases de licitación o en el contrato.
Evaluar el desempeño del proveedor: Una vez terminado el contrato, la nota obtenida por el proveedor se podrá visualizar en la información de su ficha en el Registro de Proveedores del Estado, lo que puede incluir su desempeño en relación con los criterios de sustentabilidad acordados.
Además, es fundamental considerar las siguientes acciones operativas para una gestión contractual efectiva que respalde dicha evaluación:
– Registrar y mantener actualizada la información en el módulo de gestión de contratos (Arts. 18 y 20. Ley 19.886, Dictamen N° E370752, de 2023, Art 108 Reglamento).
– Controlar que todos los pagos se efectúen contra recepción conforme y con medios de verificación del cumplimiento de hitos y/o de la entrega de Productos (Art 133 . Ley 19.886).
– Notificar a través de los canales correspondientes los incumplimientos contractuales (Arts. 137 y 140 Ley N° 19.886).